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Mit ChatArchitectkönnen Sie WhatsApp-Konversationen starten, während Sie in Microsoft Teams. So können Sie einfacher mit Kunden kommunizieren, ohne Ihren bestehenden Arbeitsablauf zu unterbrechen.
Der Ablauf hängt davon ab, ob in Microsoft Teams bereits eine Unterhaltung mit dem Kunden besteht. Falls ja, können Sie direkt aus dem Chat eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage verwenden. Falls noch kein Dialog existiert, können Sie mit dem Sender- Tool in ChatArchitect eine neue Unterhaltung starten.
In diesem Leitfaden werden wir beide Methoden Schritt für Schritt durchgehen.
Was Sie benötigen
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
- Zugriff auf Ihr Microsoft Teams -Konto
- Ein ChatArchitect- Konto
- WhatsApp ist mit ChatArchitect verbunden
- Eine in Ihrem ChatArchitect-Konto verfügbare Nachrichtenvorlage
- Die Telefonnummer des Kunden, falls noch kein Gespräch besteht
Sobald alles vorbereitet ist, wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrer Situation passt.
Wie man eine Unterhaltung startet, wenn bereits ein Teams-Chat besteht
Wenn Sie bereits eine Unterhaltung mit dem Kunden in Microsoft Teams führen, können Sie den WhatsApp-Dialog direkt aus dem bestehenden Chatverlauf heraus starten.
Schritt 1: Nachrichtenvorlage kopieren
Öffnen Sie Ihre ChatArchitect-Einstellungen:
ChatArchitect-Einstellungen öffnen
Suchen Sie die gewünschte WhatsApp-Nachrichtenvorlage und klicken Sie darauf:
Kopie
Dadurch wird der Vorlagentext zusammen mit den Informationen kopiert, die ChatArchitect zur Verarbeitung der Nachricht benötigt.
Schritt 2: Öffnen Sie die Client-Konversation in Microsoft Teams
Öffnen Sie Microsoft Teams und suchen Sie die Unterhaltung mit dem Kunden, den Sie kontaktieren möchten.
Öffne den Chat und füge die kopierte Vorlage in die Konversation ein.
Achten Sie darauf , den vollständigen Vorlagentext einschließlich der Vorlagen-ID.
Die ID wird zur Verarbeitung der Nachricht benötigt, ist aber nur für Sie sichtbar. Der Kunde sieht die Vorlagen-ID nicht in der WhatsApp-Nachricht, die er erhält.
Sobald die Vorlage eingereicht ist, kann ChatArchitect sie verarbeiten und die Nachricht über WhatsApp an den Kunden übermitteln.
Wie man ein Gespräch beginnt, wenn vorher kein Dialog stattgefunden hat
Falls noch keine Konversation mit dem Kunden besteht, können Sie mit der Sender -Funktion in ChatArchitect einen neuen WhatsApp-Dialog starten.
Schritt 1: Öffnen Sie das Sender-Tool
Gehen Sie zu Ihren ChatArchitect-Einstellungen:
ChatArchitect-Einstellungen öffnen
Klicken Sie auf:
Absender
Taste.
Hiermit öffnet sich die Benutzeroberfläche zum Senden einer WhatsApp-Vorlage an einen neuen Empfänger.
Schritt 2: Wählen Sie Ihre Nachrichtenvorlage aus
im oberen Felddie WhatsApp-Vorlage aus, die Sie senden möchten.
Wählen Sie die passende Vorlage entsprechend dem Zweck Ihrer Mitteilung.
Dies könnte beispielsweise eine Begrüßungsnachricht, eine Terminerinnerung, eine Bestellaktualisierung, eine Folgenachricht oder eine andere in Ihrem Konto verfügbare Vorlage sein.
Schritt 3: Geben Sie die Telefonnummer des Kunden ein
im unteren Felddie Telefonnummer des Kunden ein, den Sie kontaktieren möchten.
Überprüfen Sie die Nummer vor dem Absenden der Nachricht, um sicherzustellen, dass sie dem richtigen Empfänger zugeordnet ist.
Schritt 4: „Text in CRM kopieren“ aktivieren
Aktivieren Sie vor dem Senden der Nachricht Folgendes:
Text in CRM kopieren
Option.
Dadurch kann der Nachrichtentext in Ihr CRM kopiert werden, sodass Ihre Kommunikationshistorie innerhalb Ihres bestehenden Arbeitsablaufs verfügbar bleibt.
Sobald Vorlage, Empfängernummer und CRM-Option konfiguriert sind, können Sie mit dem Versenden der WhatsApp-Nachricht fortfahren.
Welche Methode sollten Sie anwenden?
Wenn in Microsoft Teams bereits eine Konversation mit dem Kunden besteht, sieht der Workflow wie folgt aus:
ChatArchitect öffnen → Vorlage kopieren → Teams-Unterhaltung öffnen → Vollständige Vorlage einfügen → Senden
Falls zuvor kein Dialog mit dem Kunden stattgefunden hat:
ChatArchitect öffnen → Absender → Vorlage auswählen → Telefonnummer des Kunden eingeben → „Text in CRM kopieren“ aktivieren → Senden
Der Hauptunterschied besteht darin, ob eine bestehende Client-Konversation bereits in Microsoft Teams verfügbar ist.
Verbinden Sie Microsoft Teams mit Ihrer WhatsApp-Kommunikation
Nutzung von Microsoft Teams, ChatArchitect und WhatsApp bietet Ihrem Team eine komfortable Möglichkeit, Kundengespräche zu initiieren und gleichzeitig die Kommunikation mit Ihrem bestehenden Arbeitsablauf zu verbinden.
Für bestehende Unterhaltungen können Teammitglieder schnell eine genehmigte Vorlage kopieren und aus dem entsprechenden Microsoft Teams-Chat versenden. Bei der Kontaktaufnahme mit einem neuen Kunden bietet das ChatArchitect Sender- Tool eine einfache Möglichkeit, eine Vorlage auszuwählen, die Telefonnummer des Empfängers einzugeben und die WhatsApp-Konversation zu starten.
Diese Konfiguration hilft Teams dabei, die Kundenkommunikation über Microsoft Teams und WhatsApp und gleichzeitig wichtige Nachrichtenaktivitäten mit dem CRM zu verbinden.
