Nutzung von Integromat (Make) für WhatsApp-Workflows in Echtzeit

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt müssen Unternehmen ihre Kunden sofort und effizient erreichen. WhatsApp mit über 2 Milliarden Nutzern ist eine leistungsstarke Plattform für Echtzeitkommunikation und revolutioniert in Kombination mit Integromat (jetzt Make) die Workflow-Automatisierung. Make ist eine No-Code-Automatisierungsplattform, die Anwendungen, Dienste und APIs verbindet, um wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und Daten systemübergreifend zu synchronisieren. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie mit Make WhatsApp-Workflows in Echtzeit erstellen und so Ereignisse, Antworten und Kundeninteraktionen einfach automatisieren können. Ob Kleinunternehmer oder Technikbegeisterter – dieser Leitfaden führt Sie klar und praxisnah durch den Prozess.

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Was ist Integromat (Hersteller)?

Make (ehemals Integromat) ist ein cloudbasiertes Automatisierungstool, mit dem Nutzer Anwendungen und Dienste verbinden und Arbeitsabläufe ohne Programmierung automatisieren können. Über eine visuelle Drag-and-Drop-Oberfläche lassen sich „Szenarien“ erstellen – Abfolgen von Auslösern, Aktionen und Modulen, die den Datenfluss zwischen Anwendungen definieren. Make unterstützt über 2.000 Anwendungen, darunter WhatsApp, CRM-Systeme wie HubSpot und Zoho, E-Commerce-Plattformen wie Shopify und Produktivitätstools wie Google Sheets. Durch die Integration von WhatsApp in Make können Unternehmen die Kundenkommunikation automatisieren, Daten synchronisieren und ihre betriebliche Effizienz steigern.

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Warum WhatsApp für die Automatisierung nutzen?

WhatsApp ist die bevorzugte Messaging-App von Millionen Menschen weltweit und bietet eine direkte und persönliche Möglichkeit, mit Kunden in Kontakt zu treten. Die Business-API ermöglicht es Unternehmen, Benachrichtigungen zu versenden, Kundenanfragen zu bearbeiten und Interaktionen in großem Umfang zu verwalten. Die Automatisierung von WhatsApp-Workflows mit Make bietet zahlreiche Vorteile:

• Interaktion in Echtzeit : Reagieren Sie umgehend auf Kundenaktionen wie Auftragsbestätigungen oder Supportanfragen.
• Zeit sparen: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen oder das Aktualisieren von CRM-Systemen und gewinnen Sie so Zeit für strategische Aufgaben.
• Personalisierung : Wir übermitteln maßgeschneiderte Nachrichten auf Basis von Kundendaten, um die Kundenbindung und -zufriedenheit zu steigern.
• Skalierbarkeit : Zuverlässige Verarbeitung großer Nachrichtenmengen, auch für wachsende Unternehmen.
• Compliance : Sicherstellen, dass die WhatsApp-Richtlinien und Datenschutzbestimmungen, wie beispielsweise die DSGVO, eingehalten werden.

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WhatsApp-Automatisierung mit Make einrichten

Um WhatsApp-Workflows in Echtzeit zu erstellen, benötigen Sie ein WhatsApp Business API- Konto und ein Make-Konto.

Schritt 1: Zugriff auf die WhatsApp Business API

1. Wählen Sie einen WhatsApp Business-Lösungsanbieter : Anbieter wie Interakt, Wati oder Wasserger bieten die Integration der WhatsApp Business API an. Registrieren Sie sich bei einem Anbieter und erhalten Sie Ihre API-Zugangsdaten, einschließlich Telefonnummer und Zugriffstoken.
2. Webhooks einrichten : Webhooks sind für Echtzeit-Workflows unerlässlich. Sie ermöglichen es Make, sofortige Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Ereignisse in WhatsApp eintreten, z. B. eingehende Nachrichten. Konfigurieren Sie in Ihrem Provider-Dashboard eine Webhook-URL (von Make bereitgestellt), um Ereignisse wie eingehende Nachrichten oder Statusaktualisierungen zu erfassen.
3. Erstellen Sie Nachrichtenvorlagen : WhatsApp benötigt vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen für automatisierte ausgehende Nachrichten (z. B. Bestellbestätigungen). Reichen Sie die Vorlagen über die Plattform Ihres Anbieters zur Genehmigung durch Meta ein.

Schritt 2: Erstellen Sie ein Make-Konto und ein Szenario

1. Registrieren Sie sich bei Make : Gehen Sie auf make.com und erstellen Sie ein Konto. Die kostenlose Version ist für kleinere Tests ausreichend, kostenpflichtige Abonnements bieten jedoch höhere Limits für komplexe Arbeitsabläufe.
2. Neues Szenario erstellen : In Make ist ein Szenario ein Workflow, der Anwendungen miteinander verbindet. Klicken Sie im Dashboard auf „Neues Szenario erstellen“ und wählen Sie WhatsApp (über Ihren gewählten Anbieter) als Modul aus.
3. Füge einen Auslöser hinzuTrigger initiieren Arbeitsabläufe. Gängige Trigger für WhatsApp sind beispielsweise:
   
   • Eingehende Nachricht : Startet den Workflow, wenn ein Kunde eine Nachricht sendet.
   • Webhook : Erfasst Echtzeitereignisse wie die Zustellung von Nachrichten oder Lesebestätigungen.
   • Externes App-Ereignis : Wird durch Aktionen in anderen Anwendungen ausgelöst (z. B. eine neue Bestellung in WooCommerce).

Schritt 3: Aktionen konfigurieren

Aktionen definieren, was nach einem Auslöser geschieht. Make unterstützt verschiedene WhatsApp-Aktionen, wie das Senden von Nachrichten, das Aktualisieren von Kontaktdaten oder das Synchronisieren von Daten mit einem CRM-System. Beispiele hierfür sind:

• Senden Sie eine WhatsApp-Nachricht : Verwenden Sie eine vorab genehmigte Vorlage, um Bestellaktualisierungen oder Erinnerungen zu versenden.
• Kontakt zum CRM hinzufügen : Neue WhatsApp-Kontakte automatisch zu Ihrem CRM (z. B. HubSpot oder Zoho) hinzufügen.
• Google Sheets aktualisieren : Kundeninteraktionen in einer Tabelle für Analysezwecke protokollieren.

Schritt 4: Szenario testen und aktivieren

1. Testen Sie den Workflow : Führen Sie das Szenario im Testmodus aus, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt zwischen den Anwendungen fließen. Prüfen Sie auf Fehler bei der Webhook-Einrichtung oder der Nachrichtenzustellung.
2. Szenario aktivieren : Nach dem Testen kann das Szenario zur automatischen Ausführung aktiviert werden. Make überwacht Auslöser und führt Aktionen in Echtzeit aus.

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Anwendungsfälle aus der Praxis für die WhatsApp-Automatisierung

Hier finden Sie Beispiele aus der Praxis, wie Unternehmen Make zur Automatisierung von WhatsApp-Workflows nutzen können, inklusive detaillierter Einrichtungshinweise.

Anwendungsfall 1: Wiederherstellung abgebrochener Warenkörbe im E-Commerce

Szenario : Ein Kunde legt Artikel in den Warenkorb eines WooCommerce-Shops, schließt den Kauf aber nicht ab. Make sendet daraufhin eine WhatsApp-Erinnerung, um den Kauf zurückzugewinnen.

Aufstellen:

1. Auslöser : Verwenden Sie das WooCommerce-Modul in Make und wählen Sie „Abgebrochene Warenkörbe überwachen“ als Auslöser aus.
2. Aktion : Verbinden Sie sich mit Interakt oder Wati und wählen Sie „WhatsApp-Nachricht senden“. Verwenden Sie eine vordefinierte Vorlage, z. B.: „Hallo [Kundenname], Sie haben Artikel in Ihrem Warenkorb! Schließen Sie Ihren Kauf jetzt ab und erhalten Sie 10 % Rabatt mit dem Code SAVE10.“
3. Personalisierung : Kundendaten (z. B. Name, Warenkorbartikel) aus WooCommerce der Nachrichtenvorlage zuordnen.
4. Ergebnis : Untersuchungen zeigen, dass automatisierte Warenkorberinnerungen bis zu 60 % der abgebrochenen Verkäufe wiederherstellen können.

Anwendungsfall 2: Automatisierung des Kundensupports

Szenario : Ein Kunde sendet eine Anfrage per WhatsApp. Die Nachricht soll anhand von Schlüsselwörtern an einen Chatbot oder einen Live-Agenten weitergeleitet werden.

Aufstellen:

1. Auslöser : Verwenden Sie das WhatsApp-Modul mit einem Auslöser „Nachrichten ansehen“, um eingehende Nachrichten zu erfassen.
2. Router : Fügen Sie ein Router-Modul hinzu, um den Nachrichteninhalt zu analysieren. Enthält die Nachricht beispielsweise das Wort „Rückerstattung“, leiten Sie sie an die Aktion „Rückerstattungsinformationen senden“ weiter; andernfalls leiten Sie sie über ein CRM-System wie Freshdesk an einen Mitarbeiter weiter.
3. Maßnahme : Für automatisierte Antworten verwenden Sie einen Chatbot-Anbieter wie QuickReply.ai, um mit FAQs oder Bestellstatus-Updates zu antworten.
4. Ergebnis : Automatisierte Antworten reduzieren die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und verbessern die Reaktionszeiten, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

Anwendungsfall 3: Lead-Nurturing mit CRM-Integration

Szenario : Ein neuer Lead wird in ein CRM-System wie Zoho aufgenommen. Make sendet eine personalisierte WhatsApp-Willkommensnachricht und aktualisiert das CRM-System mit Interaktionsdaten.

Aufstellen:

1. Auslöser : Verwenden Sie das Zoho CRM-Modul und wählen Sie „Neue Leads beobachten“ als Auslöser aus.
2. Aktion 1 : Senden Sie eine WhatsApp-Nachricht über Interakt: "Hallo [Lead Name], vielen Dank für Ihre Anmeldung! Sehen Sie sich unsere Dienstleistungen unter [Link] an."
3. Aktion 2 : Protokollieren Sie den Nachrichtenstatus (z. B. zugestellt, gelesen) in Zoho mithilfe der Aktion „Datensatz aktualisieren“.
4. Ergebnis : Personalisierte Lead-Nurturing-Maßnahmen steigern das Engagement um 33 % und fördern so langfristige Kundenbeziehungen.

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Erweiterte Funktionen: Webhooks und botgesteuerte Abläufe

Webhooks zur Echtzeitsynchronisierung

Webhooks bilden das Rückgrat der WhatsApp-Automatisierung in Echtzeit. Sie ermöglichen es Make, sofortige Aktualisierungen von WhatsApp zu erhalten, wie z. B. eingehende Nachrichten oder Zustellberichte. So richten Sie Webhooks ein:

1. Erstellen Sie in Make ein "Custom Webhook"-Modul und kopieren Sie die generierte URL.
2. Fügen Sie diese URL in die Webhook-Einstellungen Ihres WhatsApp Business API-Anbieters ein.
3. Testen Sie den Webhook, indem Sie eine WhatsApp-Nachricht an Ihre Geschäftsnummer senden. Make erfasst das Ereignis und zeigt die Daten zur Zuordnung zu Aktionen an.

Webhooks gewährleisten, dass Ihre Arbeitsabläufe ereignisgesteuert sind, sodass Sie in Echtzeit auf Kundenaktionen reagieren können.

Botgesteuerte Arbeitsabläufe

Die Integration eines Chatbots in Make erweitert die Automatisierung durch die Verarbeitung komplexer Interaktionen. Tools wie QuickReply.ai oder Kommo nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um die Kundenabsicht zu verstehen und dynamisch zu reagieren. Zum Beispiel:

• Auslöser : Ein Kunde fragt über WhatsApp: „Wo ist meine Bestellung?“
• Aktion : Leiten Sie die Anfrage an QuickReply.ai weiter, das den Bestellstatus in WooCommerce prüft und antwortet: „Ihre Bestellung Nr. 1234 ist unterwegs und wird bis zum [Datum] eintreffen.“
• Ergebnis : NLP-gestützte Chatbots liefern menschenähnliche Antworten und reduzieren so den manuellen Eingriff.

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WhatsApp-Automatisierung – Bewährte Methoden

1. Halten Sie sich an die WhatsApp-Richtlinien : Verwenden Sie genehmigte Nachrichtenvorlagen und holen Sie die Zustimmung des Kunden ein, um eine Kontosperrung zu vermeiden.
2. Personalisieren Sie Nachrichten : Nutzen Sie Kundendaten (z. B. Namen, Kaufhistorie), um personalisierte Erlebnisse zu schaffen. Die Datenmapping-Funktion von Make macht dies ganz einfach.
3. Gründlich testen : Führen Sie Szenarien im Testmodus durch, um Fehler vor der Live-Schaltung aufzuspüren.
4. Analysen überwachen : Nutzen Sie die Reporting-Tools von Make, um die Nachrichtenperformance zu verfolgen und Workflows zu optimieren.
5. CRM-Integration : Synchronisieren Sie WhatsApp-Daten mit CRM-Systemen, um …

System zur vollständigen Übersicht über die Kundeninteraktionen.

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Behebung häufiger Probleme

• Webhook wird nicht ausgelöst : Stellen Sie sicher, dass die Webhook-URL sowohl in Make als auch bei Ihrem WhatsApp-Anbieter korrekt konfiguriert ist. Testen Sie die Verbindung mit einer Beispielnachricht.
• Fehler bei der Nachrichtenzustellung : Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichtenvorlagen genehmigt sind und den WhatsApp-Richtlinien entsprechen. Überprüfen Sie Ihre API-Zugangsdaten in Make.
• Ratenbegrenzung : WhatsApp begrenzt die Häufigkeit von Nachrichten, um Spam zu verhindern. Behalten Sie Ihre Nutzung im Blick und passen Sie Ihren Make-Tarif gegebenenfalls an.

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Fazit

Mit Integromat (Make) für WhatsApp-Workflows in Echtzeit können Unternehmen Kunden sofort ansprechen, Abläufe optimieren und die Kommunikation mühelos skalieren. Durch die Einrichtung von Triggern, Aktionen, Webhooks und Bot-gesteuerten Abläufen lässt sich alles automatisieren – von Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe über Lead-Nurturing bis hin zum Kundensupport. Dank einer No-Code-Plattform wie Make können selbst technisch weniger versierte Nutzer leistungsstarke Workflows erstellen, die Zeit sparen und die Interaktion steigern. Testen Sie Make.com kostenlos und nutzen Sie einen WhatsApp Business API-Anbieter wie Interakt oder Wati, um die Möglichkeiten zu entdecken. Die Zukunft der Kundenkommunikation ist Echtzeit, personalisiert und automatisiert – und Make macht dies für Unternehmen jeder Größe möglich.

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